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ej. PEUGEOT 206 2009 1.4 X-DESIGN

POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

I. Información General

1.     ICOLLANTAS S.A. es una sociedad domiciliada en Bogotá e identificada con NIT 860002127 – 6 comprometida con el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que los modifiquen, adicionen o deroguen.

Cualquier consulta o reclamo relacionado con las operaciones que realice ICOLLANTAS de los datos personales, tales como, la recolección, almacenamiento, uso, transferencia, transmisión y supresión (el “Tratamiento”), deberá dirigirse a cualquiera de los siguientes canales incluyendo como asunto de la consulta o reclamo “Habeas Data”:

  • www.michelin.com.co / contáctenos, ó
  • A la dirección  Carrera 45 # 108-27 - Torre 1 - Oficina 1001 ó
  • Línea Atención SAM 01 8000 11 2424 – Correo electrónico: sam.colombia@michelin.com.
II.  ¿Para qué es esta Política?
2.      Esta política de tratamiento de la información tiene el propósito de informarle; (i) quién está cobijado por esta política; (ii) qué tipo de datos utiliza ICOLLANTAS; (iii) ¿para qué se utilizan esos datos?; (iv) ¿cuáles son los derechos que usted, como titular de los datos personales, tiene frente al Tratamiento promovido por ICOLLANTAS y (v) ante quién puede hacer valer usted sus derechos de habeas data.
 

III.  ¿A quién le aplica esta Política?

3.     Esta política de tratamiento de la información le aplica tanto a los titulares de los datos personales cuya información sea tratada por ICOLLANTAS en el territorio Colombiano como a las personas designadas en ICOLLANTAS para adelantar algún tipo de Tratamiento de los datos personales.

4.     Los titulares de los datos personales estarán protegidos por esta política de tratamiento de la información y los empleados o terceros que sean encargados para el Tratamiento de la información personal deberán en todo momento acogerse a esta política.

IV.  ¿Qué datos personales utilizamos?

5.     ICOLLANTAS, en calidad de responsable del Tratamiento de los datos personales, utiliza de los clientes o potenciales clientes la siguiente información personal:

a.     Nombre y apellido.

b.    Dirección.

c.     Teléfono.

d.    Correo electrónico.

e.     Tipo de documento

f.     Numero de documento

g.    Departamento

h.     Ciudad

i.      Fecha y lugar de nacimiento

j.      Tipo de cliente

k.     Prospecto

Datos del vehículo:

l.      Tipo de vehículo

m.   Placa

n.     Tipo de placa

o.    Marca

p.    Gama

q.    Configuración

r.      Eje trasero gemelado

s.     Modelo (año)

t.      Vigencia del soat

u.     Revisión Tecnomecánica

v.     Fecha vencimiento de extintor

w.    Tipo de trabajo

 

6.     Michelin, en calidad de responsable del Tratamiento de los datos personales, utiliza de los empleados la siguiente información personal:

a.      Nombre y apellido.

b.    Dirección.

c.     Teléfono.

d.    Correo electrónico.

e.     Estado civil

f.     Sexo

g.    Grado de escolaridad

h.     Experiencia laboral

i.      Referencias personales.

j.      Verificación de antecedentes en listas públicas, antecedentes disciplinarios y judiciales (Tales como: LISTA OFAC, PROCURADURÍA GENERAL, CIFIN, LICENCIA DE CONDUCCIÓN, TRÁNSITO, CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA).

k.     Nivel y estado socioeconómico y situación financiera.

l.      Estado de salud, entidades de seguridad social a las que se encuentra afiliado

m.   Información personal relacionada con su núcleo familiar y dependiente,

n.     Información requerida por las normas laborales para cumplir las obligaciones como empleador en los términos de la legislación laboral.

 

7.     Michelin, en calidad de responsable del Tratamiento de los datos personales, utiliza de los proveedores la siguiente información personal:

a.     Nombre y apellido.

b.     Dirección.

c.     Teléfono

d.     Correo electrónico

V.  ¿Cómo y para qué utilizamos los datos personales?

8.     Los datos personales de clientes o potenciales clientes son utilizados por ICOLLANTAS para las siguientes finalidades:

a.      Fidelizar y atraer a los consumidores por medio telefónico, e-mail, whatsapp o mensaje de texto para comunicarle ofertas que incluyen pero no se limitan a: promociones, descuentos, regalos, recordatorios de vencimiento de SOAT, servicios para el carro, beneficios de los productos, lanzamientos  y otras actividades promocionales.

b.    Consolidar una base de datos de los clientes de ICOLLANTAS para efectos de tener el historial y registro de los productos que han sido adquiridos por los diferentes clientes.

c.     Recolectar información a través de cookies que permiten identificar el comportamiento en internet y brindar una página web más especializada a los intereses del usuario de la página web.

d.    Realizar encuestas, estudios de mercado, perfiles de suscriptores, tiempos y comportamiento de web surfing en la página web de ICOLLANTAS

e.     Enviar comunicaciones, información sobre la programación, encuestas de satisfacción al cliente y cualquier otro tipo de mercadeo.

f.     Transmitir o transferir los datos personales, dentro o fuera del territorio del Portal, a otras compañías afiliadas de ICOLLANTAS o aliados estratégicos para desarrollar nuevos proyectos y enviar comunicaciones asociadas con el mercadeo de estos proyectos.

g.    Enviar los Datos Personales a servicios de hosting, almacenamiento en la nube (cloud computing) y otras formas de almacenamiento virtual de la información.

h.     Atención de reclamaciones de producto, en cumplimiento de las leyes de protección al consumidor.

i.      Otras finalidades que se deriven de las anteriores o que se generen previa información al titular.

9.     Los datos personales de proveedores, clientes y accionistas son utilizados por ICOLLANTAS para las siguientes finalidades:

a.     Comunicación relacionada con la relación comercial propia del suministro como compradores de bienes y servicios o como accionistas de la sociedad.

b.    Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales derivado de las relaciones antes descritas.

c.     Para informar el lanzamiento de nuevos productos, o campañas promocionales o eventos de marca.

d.    Informar a los concesionarios o distribuidores sobre: Compras, facturación, despachos, inventarios, ordenes de pedido, logística, noticias que impacten el desarrollo del negocio, entre otros.

10.      Los datos personales de trabajadores, extrabajadores y pensionados, son utilizados por ICOLLANTAS para las siguientes finalidades:

a.      Solicitudes derivadas de la relación laboral o pensional, que exista o haya existido con ICOLLANTAS.

VI. Sus Derechos de Habeas Data

11.      La Ley 1581 de 2012 ha desarrollado su derecho fundamental de habeas data, el cual le otorga a usted las siguientes facultades:

a.      Conocer, acceder, actualizar y rectificar sus datos personales de manera gratuita.

b.    Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando el Tratamiento sea obligatorio por ley o cuando usted haya otorgado su autorización mediante conducta concluyente.

c.     Ser informado del uso que ICOLLANTAS le dará a sus datos personales.

d.    Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones, previo reclamo a ICOLLANTAS

e.     Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato.

f.     Presentar consultas y reclamos a ICOLLANTAS en relación con el Tratamiento de sus datos personales. 

VII. Consultas y reclamos

12.     Los titulares o los autorizados, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013, podrán elevar consultas sobre cualquier información que repose en las bases de datos administradas por ICOLLANTAS, los cuales se someterán a los siguientes términos:

Cualquier consulta o reclamo relacionado con las operaciones que realice ICOLLANTAS de los datos personales, tales como, la recolección, almacenamiento, uso, transferencia, transmisión y supresión (el “Tratamiento”), deberá dirigirse a cualquiera de los siguientes canales incluyendo como asunto de la consulta o reclamo “Habeas Data”:

·       www.michelin.com.co / contáctenos, ó

·       A la dirección  Carrera 45 # 108-27 - Torre 1 - Oficina 1001 ó

·       Línea Atención SAM 01 8000 11 2424 – Correo electrónico sam.colombia@michelin.com

13.     Si el solicitante tiene las credenciales y/o autorizaciones para elevar la consulta, entonces ICOLLANTAS procederá a atenderla dentro de los siguientes diez (10) días hábiles, contados desde la recepción de la misma. De lo contrario, le informará al solicitante que aún falta aportar información adicional.

14.         Una vez la acreditación sea suficiente, ICOLLANTAS resolverá la consulta en el término antes indicado, de lo contrario, contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de la solicitud se encuentra en “trámite”. No obstante, la respuesta definitiva no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

15.     Las respuestas serán enviadas preferentemente por correo electrónico o por un medio similar al cual fueron recibidas. En todo caso, las respuestas definitivas a todas las solicitudes no pueden tardar más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por ICOLLANTAS.

16.         ICOLLANTAS guardará copia de todas las consultas, por si los titulares o personas autorizadas desean copia de ellas eventualmente.

17.     Reclamos

18.     Los titulares o autorizados podrán elevar reclamos en relación con los datos personales para que estos sean modificados, actualizados o suprimidos. Los reclamos podrán enviarse por correo electrónico a la persona encargada en ICOLLANTAS referida en esta política. Tenga en cuenta que los reclamos podrán versar sobre datos desactualizados, datos tratados sin autorización, acceso no autorizado a terceros y otros asuntos definidos en la Ley 1581 de 2012:

19.     Para la interposición de reclamos se deberán tener en cuenta los siguientes pasos:

a.      ICOLLANTAS verificará la identidad del solicitante para determinar si está legitimado para interponer el reclamo.

b.      El reclamo deberá contener los siguientes puntos: (i) nombre y apellido del titular del dato personal; (ii) breve descripción de los hechos, y (iii) motivo o finalidad del reclamo. Adicionalmente, si es el caso, deberá anexar la documentación o pruebas pertinentes para sustentar el reclamo.

c.      Si el reclamo está incompleto, ICOLLANTAS podrá solicitarle al reclamante que subsane el reclamo dentro de los siguientes cinco (5) días hábiles, contados desde la fecha de la devolución del reclamo. El reclamante tendrá un término de dos (2) meses para aportar y allegar la documentación exigida, de lo contrario se entenderá que el reclamante ha desistido del reclamo.

d.      ICOLLANTAS dentro de los dos (2) días hábiles siguientes de la fecha de recepción del reclamo incluirá en su base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” en los Datos Personales que están siendo objeto de reclamo.

e.      ICOLLANTAS responderá el reclamo dentro de los siguientes quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuese posible atender el reclamo dentro de ese término, se le informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo. En todo caso, el reclamo no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

f.       Los reclamos que soliciten la supresión de la información serán procedente solo si no existe una obligación legal o contractual que limite ese derecho.

VIII. Vigencia de la base de datos

20.      La vigencia de las bases de datos será de 5 (cinco) años contados a partir de la terminación del vínculo legal o comercial.

La información suministrada permanecerá almacenada por el término máximo necesario para permitirnos el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a nuestro cargo, especialmente en materia contable, contractual, fiscal y tributaria, o para atender las disposiciones aplicables a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

IX. Seguridad de la información

21.         El acceso de las bases de datos se controla por medio de Firewall, el cual solo permite conexiones por medio de local host y únicamente a las IP  de los servidores de datos.

Todo acceso a sistema requiere de usuarios y contraseñas válidos.

El sistema cuenta con log de cambios a la información de cualquier tercero registrado en el ERP principal.

Cuenta con un respaldo (copias o back up) de la información personal de terceros, la cual se encuentra almacenada en servidores bajo el perímetro de la empresa, a la cual solo tienen acceso los responsables de la información.

Se hacen auditorías periódicas de controles de acceso y niveles de autorización para insertar, cambiar y/o borrar por los métodos autorizados dentro de las aplicaciones.

Los documentos que soportan a nivel interno el tratamiento de la información son: La carta de seguridad, el código de ética y el Reglamento Interno de Seguridad de la Información. (RISI)

X. Contáctenos

22.         El contacto indicado en ICOLLANTAS de todo lo relacionado con el Tratamiento de datos personales, será el departamento de servicio al cliente en la línea 018000112424  el cual podrá ser contactado en el correo electrónico sam.colombia@michelin.com

seguridad, el código de ética y el Reglamento Interno de Seguridad de la Información. (RISI)

 

XI. Vigencia y modificación a la Política

23.         El presente documento modifica la política de tratamiento de datos personales publicada el día 27 del mes julio de 2013 y entra en vigencia el día 15 del mes octubre de 2016. Cualquier modificación no sustantiva de la misma no será notificada directamente a los titulares. Sin embargo, el cambio de la persona o área encargada del tema de protección de datos personales, la modificación material de las finalidades o de los datos de contacto del responsable, serán informados a través de la página web www.michelin.com.co o por cualquier otro medio disponible